AVO2 Avoimet verkostot -opintokonaisuuden päähakemisto
		Etusivu	1. Internet ja kansalaisyhteiskunta	2. Avoimet toimintatavat	3. Internetin yhteistyökaluja	4. Organisoitumismuotoja internetissä	5. Internet-koordinointi

Opintokokonaisuus on parhaillaan muokattavana ja avoimessa koekäytössä [ 24.7.2015 ]

AVO2 Avoimet verkostot -opintokonaisuus: Osio 3: Internetin yhteistyökaluja
		Osio 3: Etusivu	Sosiaalisen median ominaispiirteitä	Internetin yhteistyökaluja	Organisoituminen ja kanava-ajattelu	Yhteistyökalujen ylläpito	Verkostojen ylläpidosta	Täydentäviä jaksoja

Organisoituminen ja kanava-ajattelu

Sosiologi Max Weberin (XXX) mukaan organisaation toiminta, jatkuvuus ja sen ylläpitäminen perustuu kuuteen asiaan. Tiivistettynä nämä ovat

Säännöt
Henkilökunta ja
Hallinnollinen rakenne

Riippumatta organisaation muodosta, onko se yhtiö, järjestö tai vapaamuotoinen kansalaisverkosto, organisoitumisessa on ylläpidettävä näitä toimintoja jatkumisen takaamiseksi. Vaikka kyseessä olisi nettiprojekti, niin toimintaa tehostaa ja järkeistää Weberin havaintojen huomioiminen.

Säännöt

Säännöt ja niiden tallentaminen yhteisesti tiedettyyn paikkaan kertovat muun muassa mitkä ovat organisoitumisen tavoitteet ja arvot, miksi on alun perin organisoiduttu, miten tavoitteita toteutetaan, miten organisaatio viestii sisäisesti ja ulkoisesti jne. Vaikka organisaatiossa ei olisi yhtään alkuperäistä työntekijää, niin ne kertovat organisaation idean ja tavat toimia. Viime vuosina organisaatiot ovat laatineet esimerkiksi sosiaalisen median ohjeistuksia, sillä sosiaalinen media ja avoimuus-ajattelu (XXX) ovat tuntuneet toimintatapoina niin uusilta, ettei aiemmat säännöt ole kattaneet sitä.

Aktiiviset ja vastuulliset

Henkilökunta voidaan ymmärtää hyvin vapaamuotoisesti. Weberillä se tarkoittaa ihmisiä, jotka vastaanottavat johtajan käskyjä ja toteuttavat niitä. Itse johtajuus voi syntyä useilla eri tavoin karismaattisuudesta äänestämiseen. Ensisijaisesti henkilökunnassa kyse on ihmisistä jotka ovat enemmän tai vähemmän vastuussa toiminnan onnistumisesta. Avoimet verkostot perustuvat usein vapaaehtoiseen osallistumiseen ja tällöin henkilökuntaa edustaa ensisijaisesti verkoston tai projektin koordinaattori(t). Myös projektin tilaaja osallistuu toisinaan itse toimintaan tavoiteasettelun lisäksi. Suljetuissa projektiverkostoissa on yleensä projektinvetäjä ja kumppaniorganisaatioissa nimetyt projektihenkilöt.

Toiminnan organisointi

Hallinnollisesta rakenteesta on viime vuosina keskusteltu aktiivisesti ja erityisesti itseorganisoitumisen käsite (XXX) on yleistynyt internetin myötä. Hallinnollinen rakenne ei tarkoita itsestäänselvästi hierarkiaa tai byrokratiaa vaan liittyy kiinteästi henkilökuntaan ja miten toiminta järjestetään ja ketkä huolehtivat mistäkin. Esimerkiksi monissa kansanliikkeissä on hyvin ohut hallinnollinenrakenne. Niitä voi käytännössä johtaa karismaattinen johtaja, vaikka periaatteessa toimintaa ohjataan erilaisilla työryhmillä, neuvostoilla ja hallituksilla.

Vastaavasti nettiaikana yksittäinen bloggaaja tai jopa yksittäinen viesti facebookissa tai Twitterissä voi käynnistää kansanliikkeen. Yksittäisen kohuviestin lähettäjäkin joutuu hyvin nopeasti pohtimaan, miten hän organisoi kannus- ja vihaviesteihin vastaamisen? Miten hän ehtii vastata kaikille? Miten hän reagoi nopeasti perustettuihin facebook-ryhmiin tai uusiin keskustelufoorumeihin? Entä muhun nettikirjoitteluun? Haluaako hän rakentaa uutta kansanliikettä tai liittoutua olemassaolevien toimijoiden kanssa? Tarvitseeko asian edistäminen mobiilisovelluksen ohjelmointia tai omaa www-palvelua? Entä infografiikan tekemin asian visualisoimiseksi?

Yksinkertaistettuna hallinnollinen rakenne tarkoittaa organisoitumisen organisointia. Isoissa organisaatioissa tästä vastaavat muun muassa henkilöstöhallinto ja viestintäyksikkö. Avoimessa kansalaisverkostossa tällaiseen ei ole välttämättä resursseja. Siitä huolimatta toiminta on organisoitava vaikka vapaaehtoisvoimin. Esimerkiksi Clay Shirky (XXX) on analysoinut lukuisia internet-tapauksia avoimien verkostojen toiminnasta.

Case: Varastettu puhelin XXX

Kanava-ajattelun tausta

Organisaation ja avoimen verkoston toiminta voi loppua monesta syystä, vaikkapa rahoituksen päättyessä. Mutta huomioimalla aktiivisesti organisaation jatkuvuus voidaan vähentää riskiä toiminnan päättymisestä. Vastaavaasti jatkuvuuden huomiottajättäminen voi osaltaan johtaa toiminnan päättymiseen, erityisesti avoimissa verkostoissa.

Jaksossa 1.2 käsitellään organisaation ja verkoston uusia mahdollisuuksia nettiaikana. Huolimatta mahdollisuuksista ja toiminnan siirtämisestä nettiin, organisaatiosta huolehtiminen pätee edelleen - vaikka toiminnalla ei olisi minkäänlaista fyysistä paikkaa. Kari A. Hintikka (Näkki & al. 2011, 2012) sovelsi Weberin ajattelua internet-aikaan ja helpommin omaksuttavaksi. Organisaatiolla, on se virallinen tai ei, on joukko tarpeita ja tavoitteita, jotka on hyvä huomioida myös avoimien nettiverkostojen koordinoinnissa. Nämä ydintoiminnot voidaan konkretisoida yksittäisiksi internetin työkaluiksi ja niinsanotusti kanaviksi. Aihetta käsitellään sekä tässä jaksossa että myös XXX: itseorganisoituminen. Esimerkiksi Antti Poikola on listannut kattavasti laajasti erilaisia yhdistyksen tarpeita ja toimintoja (2010).

Organisaation keskeisimmät kanavat

Ohessa on listattu joukko organisaation ja verkoston ydintoimintoja. Lista ei ole mitenkään kattava, siitä puuttuu muun muassa taloushallinnon järjestäminen (kts. Poikola 2010). Antti Poikola (2010b) on myös koostanut laajan käytännön listän suosituksineen dokumenttiin Verkkotyökaluja hajautetusti toimivien organisaatioiden ja verkostojen tarpeisiin.

Tässä esitetty kanava-ajattelu voi tietyssä mielessä korvata perinteisen intranetin eli organisaation sisäisen tietoverkon tai osia siitä. Jotkut organisaatiot, kuten Otavan Opisto, ovat jo vaihtaneet intranetista hajautetumpaan pilvipalvelu- ja nettityökalu-malliin. Keskitetyllä intranetillä on monia hyviä puolia. Projektityön ja avoimien verkostojen merkityksen kasvaessa intranetin on työlästä taipua mukana. Verkoston jäsenille - periaatteessa kenelle tahansa - pitäisi antaa käyttäjätunnukset ja olisi sovittava käytettävien työkalujen lisenssiehdoista. Niin ikään intranetia kohtaavat erilaiset tietoturvariskit. Ja vaikka intranet avattaisiinkin tähän tapaan, niin silti pitäisi sopia erikseen muun muassa sisäisestä perusviestinnästä. Kanava-ajattelusta on hyötyä muun muassa verkostomaisten projektien ja organisaatioden käynnistämisessä sekä vakiintuneessa organisaatiossa, kun halutaan ajantasaistaa toiminnan työkalut.

Taustakanava (facebook-ryhmä tai -sivu, sähköposti, Skype, Twitter, Yammer)
Työtila (wiki, Etherpad, Google Docs)
Tallennus ja dokumentointi (Etherpad, wiki, Google Docs)
Jakelu (wiki, Slideshare, Flickr)
Ajanhallinta (Doodle, Sumpli, jaetut kalenterit)
Lisätyökalut (kuten äänestys, iterointi, miellekartta, projektinhallinta jne.)

Kanava-ajattelua konkretisoi esimerkiksi AVO2 Nettikansan (2012) tuottama dokumentti Pikajohdatus AVO2-konsortiohankkeen tärkeimpiin tiedostoihin, viestintäkanaviin ja työkaluihin.

"Väline per tarkoitus" -ajattelu tarkoittaa lähestymistapaa, missä yksittäinen internet-palvelu tai -työkalu sopii ensisijaisesti parhaiten vain tiettyyn tarkoitukseen (Hintikka 2012). Avoimen internet-verkoston tai -organisaatioverkoston toiminnassa esimerkiksi viestintä, yhteiskirjoittaminen, dokumenttien tallentaminen ja niiden jakelu hoidetaan erillisillä työvälineillä. Jotkut internet-työkalut, kuten Google Docs tai Microsoft Live, mahdollistavat eri toimintojen toteuttamisen yhdessä kokonaisuudessa, mutta niissäkin käytetään eri sovelluksia eri tarkoituksiin. Kanavia valittaessa on hyvä huomata, että organisaatiot ja verkostot voivat myös itse asentaa avoimen lähdekoodin (VALO) palveluita, kuten Etherpad ja MediaWiki. Tällöin voidaan esimerkiksi hallita paremmin dokumentteja ja järjestää niiden varmuuskopiointi.

Esimerkiksi Twitter sopii erittäin nopeaan ja globaaliin massaviestintään tai henkilökohtaiseen joukkoviestintään, mutta sen käyttöliittymä (alkaen 140 merkin viesteistä) ei tue kovin monipolvisia keskusteluja keskustelufoorumien tapaan. Facebook on taas erittäin hyvä kanava sosiaaliseen kanssakäymiseen ja verkottumiseen, mutta esimerkiksi sen yhteistyökalut (kuten dokumenttien kirjoittaminen) ja arkisto ei tue pitkäjänteistä työtä ja prosesseja.

Ammattimaisen nettikoordinaattorin kannalta kanavavalinta edellyttää jonkin verran kanavien tuntemusta. Jaksossa 3.2 XXX on listattu joukko yleisesti suosittuja työkaluja ja voidaan olettaa että ainakin osa osallistujista käyttää niitä entuudestaan. Katso jakson lopussa perusmalli kanavien valitsemiseksi. Yksittäisen työkalun pikaoppaita on netissä runsaasti. Esimerkiksi AVO-konsortiohanke ja Anne Rongas ovat toimittaneet tätä kirjoitettaessa yli 50 nettipalvelun pikaopas-kokonaisuuden Goog Docsiin: AVO Kouluttajan työkalupakki (julkinen kokoelma how-to-opasteita). Kokonaisuus sopii sekä opetuksen tausta-aineistoksi että itseopiskeluun.

Taustakanava

Taustakanava on organisoidun toiminnan ydin. Organisointi-sana variaatioineen viittaa orgaaniin (lat. organum, organon) so. elimeen joka on Wikipedian mukaan "useasta eri kudoksesta muodostunut rakenteellinen ja toiminnallinen kokonaisuus, joka on erikoistunut yksilössä tiettyyn tehtävään tai tehtäviin. Eri tehtäviin erikoistuneet elimet muodostavat elimistöjä." (http://fi.wikipedia.org/wiki/Orgaani)

Taustakanavalla hoidetaan muun muassa reaaliaikainen viestintä ja sieltä löytyvät keskeisimmät tiedot ja linkit sekä keskustelut eri aiheista. Päätöstentekoon on hyvä käyttää erillistä dokumentointia kokouspöytäkirjojen tapaan joihin linkitetään taustakanavasta. Perinteisesti tähän on käytetty sähköpostia, mutta monella se on ollut jo vuosia ylikuormittunut. Lyhytviestintä, kuten tapaamisesta tai pikkupäätöksestä sopiminen, kuormittaa sitä entisestään.

Kuten muussakin käytettävyyssuunnittelussa, taustakanavan valinnan ratkaisee pitkälti organisaation, verkoston tai projektin eli kohderymien tarpeet. 3-10 hengen projektiryhmä voi pärjätä viikkokouksella (Connect Pro (maksullinen), Skype, Google Hangout) ja hoitaa muun viestinnän esimerkiksi facebookissa, Google+:ssa tai Yammerissa (jos jokin organisaatio maksaa sen käytön). Pieni ryhmä voi osaamisestaan riippuen myös vaihtaa lennosta toiseen palveluun, jos jossain palvelussa on käyttökatkos tai se on ylikuormittunut.

Suuremmissa organisaatioissa ja verkostoissa viikko- ja kokoukset esimerkiksi yksiköiden tai työryhmien kesken on hyvä jakaa pienempiin ryhmiin ja kokouksiin (kts. edellä) sekä kaikille tapahtuvaan massaviestintään, jota voi toteuttaa esimerkiksi edellämainituilla työkaluilla että perinteisellä sähköpostilla viikkokirjeen muodossa. Viikkokirje sisältää linkit keskeisimpiin dokumentteihin ja niistä käydään keskustelua esimerkiksi ao. dokumenteissa.

Suurissa organisaatioiden yhteishankkeissa eteen voi myös tulla joidenkin organisaatioiden tietoturva ja tällöin on kielletty käyttämästä esimerksiksi Skype-nettipuhelinta. Tällöin on etsittävä pienin yhteinen nimittäjä eli sovellukset joihin kaikilla tai useimmilla on pääsy.

Työtila

Työtilalla tarkoitetaan kanavia joissa työstetään yhteisesti dokumentteja ja tiedostoja. Keskeisintä on päättää yhteiskirjoittamisen sovelluksista ja tarpeen mukaan esimerkiksi taulukkolaskennasta, presentaatioiden, videoiden, kaavioiden yms. tuotannosta.

Yhteiskirjoittamisen työkaluiksi sopivat esimerkiksi Etherpad, Google Docs ja Wikispaces. Etherpadilla (XXX http://muistio.tieke.fi/) on kätevä tuottaa yhteisesti esimerkiksi kokousmuistiot ennen kokousta tai sen aikana ja se sopii nopeaan ideointiin, asioiden listaamiseen sekä linkkien tallentamiseen. Google Docs soveltuu Etherpad-dokumenttien jatkojalostukseen sekä virallisten ja pitkien dokumenttien tekemiseen. Wikispaces ja muut wiki-tekniikat ovat näiden kahden välimaastossa.

Tallennus

Tallennuskanava voi olla sama kuin työtila, kuten Etherpad ja Google Docs. Tarpeiden kannalta se on kuitenkin oma toimintonsa. Keskeistä on sekä dokumenttien että käyttäjien hallinta ja varmuuskopiointi. Pieni projektiryhmä voi pitää varmuuskopioita vaikka omilla koneillaan ja kutsua mukaan yksittäisiä ihmisiä.

Suuressa organisaatiossa yksi kysymys on, miten hallita käyttäjiä, jotka hallitsevat muita käyttäjiä. Esimerkiksi Google Docsissa on viisi tasoa dokumenttian jakamiseen vain nimetyistä käyttäjista täysin avoimeen. Nämä käyttäjätkin voidaan määritellä vielä kolmella tasolla: dokumenttia voi muokata, kommentoida tai vain katsella. Kun käyttäjät jakavat toisilleen oikeuksia, eikä toiminta ole koordinoitua, niin vahinkoja sattuu väistämättä ja dokumentti saatetaan avata väärille ihmisille tai väärin oikeuksin.

Hyvin hoidetun intranetin etuja on dokumenttien löytäminen massiivisestakin aineistosta. Pilvipalvelut eivät vielä sisällä yhtä kätevää tapaa. Koordinoimaton hakemistojen luominen tuottaa epätarkkoja hakemistojen ja tiedostojen nimia etc. Lisäksi on pohdittava varmuuskopiointi sekä organisaatioiden intranetin integrointi pilvipalveluihin: kopioidaanko dokumentit intraan vai onko pilvipalvelu dokumenttien ensisijainen paikka.

Jakelu

Jakelukanava voi olla niin ikään sama kuin työtila- ja tallennuskanavakin. Mutta jakelullakin on omat funktionsa alkaen erilaisista mediatyypeistä presentaatioista videoihin. Lisäksi jakeluun sisältyy ulkoinen viestintä, jota ei käsitellä tässä erillisenä kanavana.

Jakelussa on hyvä huomioida muun muassa mihin tiedostomuotoon se tallentaa ja saako dokumentin tallentaa itselleen, onko siinä laskuri kävijöistä, voiko dokumenttia kommentoida ja voiko sitä kommentoida. Esimerkiksi facebook on tässä mielessä huono, koska dokumentit hukkuvat fb-ryhmään tai -sivuun, dokumentteihin on työlästä antaa suoraa verkko-osoitetta eikä facebook tue kaikkia mediatyyppejä. Jakso 3.2 XXX esittää useita suosituslistoja eri mediatyyppien jakeluun.

Internet-koordinoinnin ulkoinen viestintä suunnitellaan normaalin viestintästrategian mukaan. Tästä tarkemmin jaksossa 5.4: XXX fasil. Perusvaihtoehtoina (tai käyttää kaikkia) ovat oma blogi, oma www-palvelu, facebook, Google+ ja Twitter. Näilläkään ei tavoita kaikkia suomalaisia, mutta kohderyhmästä riippuen ehkä keskeisen osan.

Ajanhallinta

Ajanhallinta on pieni mutta tärkeä osa netin yhteistoimintaa. Se jakaantuu yleensä kolmeen päätarpeeseen: kalenteri, työlista ja kalenterista sopiminen.

Kalenteriin ei ole vielä löydetty yhtään riittävän monipuolista mutta sujuvaa palvelua. Jotkut käyttävät esimerkiksi Google Docsin Kalenteria, jotkut sähköpostin viikkokirjettä ja jotkut tekstidokumenttia. Yhteiset päivämäärät kellonaikoineen olisi kuitenkin hyvä olla jossain muodossa. Työlista voi olla tekstidokumentti tai osa juoksevaa kokouspöytäkirjaa, jolloin tuotetaan myös vähemmän dokumentteja.

Kalenteriajoista sopimiseen käytetään yleisesti kahta palvelua: Doodle ja Sumpli. Edellinen on monipuolisempi ja jälkimmäinen suomalainen. Ajanhallinta-palveluiden perusidea on näppärä: sen sijaan että ihmiset katsovat kalenteistaan mitkä ajat heille eivät sovi, niin jokainen ruksaa ne ajat jotka sopivat. Internet-koordinoija tai muu tapaamisesta vastaava ihminen valitsee ensin mahdolliset päivämäärät ja kellonajat, osallistujat valitsevat omalta kannaltaan ja ajanhallinnan käynnistäjä sitten valitsee lopullisen ajan esimerkiksi sen perusteella mikä aika sopii useimmalle tai mihin pääsee keskeisimmät osallistujat.

Lisätyökalut

Lisätyökaluihin voi laskea periaatteessa kaikki välineet ja kanavat, jotka voivat olla tärkeitä osalle toimintaa mutta ei kokonaisuudelle. Näitä voivat olla esimerkiksi äänestys, iterointi, kuvan- ja videonkäsittely, miellekartta, mobiilikäyttö ja projektinhallinta. Jaksossa 3.2 XXX on useita listoja, jotka esittelevät monipuolisesti erityissovelluksia. Erityistyökaluista kannattaa kysellä netin keskusteluryhmissä ja vaihtaa kokemuksia.

Kanavien valinnasta

Kanavian on tarjolla nykyään niin paljon ja ne muuttuvat, että niiden käyttöön otto on enemmän tai vähemmän sattumanvaraistakin. Ei ole mitenkään poikkeuksellista että pieni ryhmä, tiimi, organisatorinen yksikkö tai yksittäinen ammattikunta organisaatiossa ottaa käyttöön juuri omaan tilanteeseensa sopivan työkalun. Kanavassa käydyssä keskustelussa osoittautuu jotain mielenkiintoista ja osallistujat haluavat jakaa sen muille työntekijöille ja verkostoille, jotka eivät vielä käytä kanavaa. Samalla he levittävät organisaatiokulttuuria ja weberiläisittäin 'sääntöjä', miten organisaatio toimii.

Jossain vaiheessa uusi väline alkaa olla organisaatiossa joidenkin ihmisten aktiivikäytössä ja osa viestinnästä sekä päätöksistä päätyy sinne, eikä mitenkään tarkoituksellisesti. Kukaan ei oikeastaan tiedä missä osa päätöksistä tapahtuu ja miten pääsee käsiksi tausta-aineistoihin jne. Muut organisaation työntekijät ovat ihmeissään eivätkä välttämättä halua ottaa käyttöön taas uutta työkalua sillä liian monen työkalun omaksuminen ja aktiivinen käyttö vie yksinkertaisesti liikaa työaikaa, niiden hyödyllisyydestä riippumatta.

Uuden nettiverkoston tai projektin käynnistäjällä tilanne on sikäli helpompi, että hän voi valita lähes vapaasti tarjonnasta millä kanavilla osallistuminen tapahtuu. Toisaalta tässäkin tilanteessa on joitain rajoitteita, kuten mahdollinen rekisteröitymisvelvoite palveluun ja sitä kautta rajautuva osallistuminen. Aiheesta tarkemmin jaksoissa 3.1 ja 3.2 XXX.

Yksiselitteistä tai absoluuttista ratkaisua interentin kanavavalintaan ei nykyään ole. Sen määrittelevät pitkälti muun muassa organisoitumisen luonne, toiminnan tavoitteet, kohderyhmät, osallistumisen luonne, rekisteröitymispakko, tietosuoja etc.

Perusmalli kanavien valintaan

Kanavien valintaan ei siis ole yksiselitteistä mallia, sillä pitkälti tekemistä määrittelee toimintaan osallistujat, heidän osaamisensa ja toiminnan laajuus sekä kesto. Ohessa on kuvattu yksi yleinen tapa, joka periaatteessa sopii niin vakiintuneille organisaatioille kuin perustettaville verkostoille, organisaatioille ja projekteille.

Kerätään organisaation työntekijöillä osastoittain tieto siitä mitä kaikkia työkaluja he käyttävät, miksi, missä tilanteissa ja mikä niissä on hyvää ja huonoa
Arvioidaan tulokset ja koostetaan ne tiiviiseen muotoon
Tehdään päätös joko organisaation johdossa tai äänestämällä
Järjestetään tarvittava koulutus, käyttöönottotuki sekä ongelmanratkaisu
(Järjestetään 1-2 kuukauden päästä evaluointitilaisuus)
(Tarvittaessa vaihdetaan työkalua)

Hyvän tai jopa optimaalisen kanavapaletin luominen ei ole kuitenkaan monimutkaista tai vie paljoa aikaa. Keskeistä on huomioida toiminnan ja käyttäjien tarpeet.

Käyttökokemusten kerääminen

Riippumatta siitä onko kyseessä virallinen tai vasta perustettava organisaatio tai verkosto, niin käyttäjäkokemuksia voi kerätä esimerkiksi www-kyselyllä tai Google Docsin kaltaisella taulukkolaskentasovelluksella. Keskeistä on, että eri kanavien hyvät ja huonot puolet sekä käyttötarkoitukset saadaan kirjattua jollain tavalla yhtenäiseen muotoon. Tällä tavalla tunnistetaan erilaiset sovellukset. Esimerkiksi jokin pieni yksikkö voi käyttää sovellusta, joka voi olla hyödyllinen koko organisaatiolle. Vastaavasti organisaatiossa voi olla käytössä puolivirallisesti sovellus, jolla olisi parempia vaihtoehtoja. Eri yksiköt voivat käyttää eri kanavia esimerkiksi videoiden tallentamiseen toisistaan tietämättä. Edelleen, yksittäinen työntekijä voi olla mukana projektissa tai verkostossa, joka käyttää hyödyllistä välinettä tiettyyn tarkoitukseen. Esimerkkejä yleishyödyllisistä palveluita jaksossa 3.2: Yleishyödyllisiä palveluita (XXX)

Suuressa organisaatiossa ja pitkäaikaisessa verkostossa voi olla erityinen kehitysyksikkö tai joukko ihmisiä, jotka jatkuvasti kokeilevat uusia kanavia ja palveluita. Käyttökokemusten mukaan näitä voidaan ottaa sitten laajempaa käyttöön tai korvata aiempia käytäntöjä.

Päätös kanavista

Saadun aineiston perusteella organisaation johto voi tehdä päätöksen tai voidaan järjestää avoin keskustelutilaisuus, jossa esitetään käyttökokemusten tuloksia. Suurella organisaatiolla voi olla käytössään kymmenittäin työkaluja ja siksi kanavien vertailu yhtenäisessä muodossa on keskeistä. Vertailu olisi hyvä esittää selkeässä muodossa ja jakaa se joko sisäisesti tai julkisesti etukäteen, että ihmiset voisivat kommentoida sitä. Jos avointa verkostoa tai esimerkiksi yhdistystä ei ole vielä luotu niin vertailu voidaan jakaa avoimesti tai kiinnostuneiden kesken. Erilaisten ryhmien, yksikköjen ja erityistarpeet on huomioitava. Oleellista on tarjota mahdollisuus osallistua kaikille kiinnostuneille.

Päätökset voi tehdä joko nettikoordinaattori, aiheesta kiinnostuneet tai perustettavan organisaation hallitus jne. Valitut välineet mahdollisine perusteluineen kirjataan yhteen helposti saatavaan dokumenttiin ja sitä käytetään esimerkiksi perehdyttämiskoulutuksessa. Tarvittaessa päätöksiä pitää myös voida muuttaa. Esimerkki tällaisesta kanavalistasta on vaikkapa AVO2-konsortiohankkeen Nettikansa-ryhmän (2012) tekemä uuden projektityöntekijän perehdyttämisopas. Itse kanavat sijaitsevat dokumentin lopussa.

Käyttöönoton tuki

Keskeisessä asemassa on myös uuden, 'virallisen' työkalun käyttöönotto. Erityisesti organisaatioissa, mutta myös kansalaisverkostoissa olisi hyvä jollain tavalla organisoida ongelmatilanteiden ratkaiseminen. Näihin löytyy myös käyttäjä- ja vertaisryhmiä, mutta minimissään päätöksentekijöiden olisi hyvä ohjata yksittäistä käyttäjää sellaisiin. Esimerkiksi facebookin käyttöön on kattava tukiopas ja moniin ongelmiin löytyy ratkaisu googlaamalla. Mutta jos otetaan käyttöön esimerkiksi Trellon tapainen aivoriihi-sovellus, niin ongelmiin ei välttämättä aina löydy ratkaisua.

Iterointi ja evaluointi

Onnistuneesee kanavavalintaan kuuluu käytettävien palveluiden säännöllinen evaluointi ja käyttäjien tyytväisyyden arviointi. Tämän voi tehdä keskusteluketjuissa tai laajemmin esimerkiksi www-kyselynä. Nettipalvelu muuttuvat ja toisinaan katoavat ja tarjolle tulee uusia laitteita ja käyttötapoja. Käytön tyytyväisyyttä voi tiedustella esimerkiksi kolmesta kuuteen kuukauteen välein.

Toisinaan nopea muutos ei ole mahdollinen. Yksittäisen nettipalvelun käyttöä voivat sitoa esimerkiksi määräaikainen laskutusjakso, käyttöehdot tai palvelun jotkin ominaisuudet.

Tapausesimerkki: Open Knowledge Foundation Finland

Kanavavalinnoista kuvataan esimerkkinä Open Knowledge Foundation Finlandin (OKFFI) perustaminen. Jaa jotain -tapahtuman käyttötapaus löytyy tästä (XXX).

OKFFI on XXX, joka perustettiin joulukuussa 2012. Yhdistyksen perustamista edelsi useita vuosia toiminut facebook-ryhmä Finnish Open Data Ecosystem (FODE). Perustamiskeskustelua käytiin aluksi tässä ryhmässä, mutta päätettiin että yhdistyksen yksityiskohtainen viestintä kuormittaisi yli 1000 jäsenen ryhmää, vaikka osa jäsenistä oli myös yhdistyksen jäseniä.

Perustamista valmisteltiin XXX Etherpadissa ? Docs ? Skype etc ?

Itse perustamiskokous toteutettiin fyysisenä tapahtumana Helsingissä. Etäosallistuminen toteutettiin maksullisen Adobe Connect Pron kautta, jossa on myös chatti- ja äänestysmahdollisuudet.

Facenookin FODE-ryhmän osalta päätettiin että sitä käytetään yhtenä yhdistyksen viestintäkanavana jossa kerrotaan keskeisimmät asiat, kuten uutiset ja ilmoitukset. Yhdistyksen sisäistä keskustelua varten perustettiin jäsenille avoin Google+ryhmä.

Taloushallinnon järjestämiseksi yhdistys päätyi Holviin. Se on xxx.

Tuore yhdistys alkoi järjestää ensimmäistä suurta tapahtumaansa toiminnan strategian ja suuntaviivojen luomiseen. Tapahtuman apuvälineenä käytettiin Trelloa. Se on innovointi- ja iterointipalvelu, jossa prosessi on jaettu neljään osaan. Aluksi kaikki laittavat ylös raakaideoita. Niihin voidaan laittaa erilaisia asiasanoja ja luokkia, jotta hahmottuu helpommin minkätyyppiset aiheet nousevat luontaisesti esiin ja mitkä kaipaavat osallistujien aktivointia ja koordinointia. Niistä valitaan parhaimmisto, josta keskustellaan ja niitä jalostetaan. Näistä äänestetään taas ja lopulta saadaan joukko päätettyjä tai suuremmalla joukolla päätettäviä asioita.

Lisää aiheesta

Keskusteluaiheita ja tehtäviä

1A. Tarkastele haluamaasi suurta organisaatiota tai verkostoa. Arvioi ylläolevan kanava-ajattelun pohjalta mitkä ovat sen tärkeimmät kanavat eri tarkoituksiin.

1A. Tarkastele haluamaasi pientä organisaatiota tai verkostoa, kuten harrastuskerho tai ruokapiiri. Arvioi ylläolevan kanava-ajattelun pohjalta mitkä ovat sen tärkeimmät kanavat eri tarkoituksiin.

2. Vertaile Etherpadia, Google Docsia ja WIkispacesia. Mitkä ominaisuudet niissä ovat yhteisiä ja mitkä eroavat toisistaan.

3. Selvitä googlaamalla ja muilla keinoin, kuten kyselemällä, mitä hyötyjä ja heikkouksia on Evernote-sovelluksessa http://evernote.com/ XXX. Tarvittaessa rekisteröidy palveluun ja asenna sovellus, mutta voit arvioida löytöjesi perusteella ilman rekisteröitymistäkin.

4. Millaisia eri palveluita löydät videoiden jakamiseen? Entä videoiden yhteiseen editointiin tai onko niitä tarjolla?

Jakson avoimet oppisisällöt ja lähteet

Viitattu 5.4.2013.

Opastusta yhteistyökaluihin suomeksi

AVO Kouluttajan työkalupakki (julkinen kokoelma how-to-opasteita). Google Docs -kokonaisuus. Sisältää pikaoppaan tätä kirjoitettaessa yli viiteenkymmeneen palveluun. https://drive.google.com/folderview?id=0B1DrjGC54m7ROVkzc2xuM3REY2s&usp= sharing

AVO2 (2012). Pikajohdatus AVO2-konsortiohankkeen tärkeimpiin tiedostoihin, viestintäkanaviin ja työkaluihin – AVO2 / Nettikansa. Dokumentti. https://docs.google.com/document/d/1gblIZskgJxBhSY0ZNMijdJf-BXaY0J9CaPHEvIyVpUg/edit

Hintikka, Kari A. (2012). AVO2 Nettikansa : sosiaalinen media järjestön organisoinnissa. Koulutusesitys, kalvot 19-30. AVO2 Nettikansa -hankkeen esitys järjestökoulutuksessa 27.3.1012 Jyväskylässä yhdessä Keski-Suomen Yhteisöjen Tuen kanssa. http://www.slideshare.net/ubiq/avo2-nettikansa-sosiaalinen-media-jrjestn-organisoinnissa.

Poikola, Antti (2010). Yhdistyksen verkkotyökalut. Blogimerkintä. http://www.mahdollista.fi/2010/10/20/yhdistyksen-verkkotyokalut/

Poikola, Antti (2010b). Verkkotyökaluja hajautetusti toimivien organisaatioiden ja verkostojen tarpeisiin. Google Docs-dokumentti. https://docs.google.com/document/d/ 1lskCQq139DChFHRffhNTSEC1l0emOReah25IHPLOk7g/edit.

Näkki, Pirjo & XXX SOMUS XXX Slideshare XXX

Jakson muut lähteet

Weber, Max XXX

Tausta ja siemenversion tekijät

Opintokokonaisuuden rakenteen sekä materiaalin tuottaminen on aloitettu ESR-rahoitteisen Avoimet verkostot oppimiseen (AVO) -hankkeessa. Siemenversion koosti Kariahintikka (keskustelu) 11. marraskuuta 2012 kello 20.48 (UTC) aineistoissa mainittuine lähteineen. Lisäksi konseptointiin, ideointiin, kirjoittamiseen ja wikiaineistojen ylläpitoon ovat osallistuneet muun muassa seuraavat asiantuntijat: Tiina Airaksinen, Pekka Kinnunen (Kinnupekka), Hilma Lehtonen, Raimo Muurinen, Antti Jogi Poikola (Apoikola), Jaakko Rantala, Anne Rongas, Tarmo Toikkanen ja Ville Venäläinen.

Materiaalin siemenversio on tuotettu osana AVO-hanketta. Hanketta rahoittavat Euroopan unionin sosiaalirahasto sekä Lapin ELY.

AVO2 Avoimet verkostot -opintokonaisuus: Osio 3: Internetin yhteistyökaluja
		Osio 3: Etusivu	Sosiaalisen median ominaispiirteitä	Internetin yhteistyökaluja	Organisoituminen ja kanava-ajattelu	Yhteistyökalujen ylläpito	Verkostojen ylläpidosta	Täydentäviä jaksoja

AVO2 Avoimet verkostot -opintokonaisuuden päähakemisto
		Etusivu	1. Internet ja kansalaisyhteiskunta	2. Avoimet toimintatavat	3. Internetin yhteistyökaluja	4. Organisoitumismuotoja internetissä	5. Internet-koordinointi

Opintokokonaisuus on parhaillaan muokattavana ja avoimessa koekäytössä [ 24.7.2015 ]

Luokka:Avoimet verkostot-opintokokonaisuus

Avoimet verkostot -opintokokonaisuus/Organisoituminen ja kanava-ajattelu

Sisällys