Uudenlaiseen organisaatiorakenteeseen perustuvat käytänteet
Hierarkiset organisaatiorakenteet saattavat pysyvyytensä vuoksi antaa yhteisön jäsenille turvallisuudentunnetta, mutta ne myös rajoittavat ihmisten mahdollisuuksia joustavaan ja luovaan toimintaan. Pahimmassa tapauksessa rakenteet voivat lamauttaa organisaation toimintakyvyn kokonaan. Dynaamisemmat rakenteet puolestaan antavat ihmisille vapaammat toimintamahdollisuudet, mutta saattavat joissakin olosuhteissa johtaa kaaokseen. Jaetussa johtajuudessa tällaisen kaaoksen estäminen mahdollista, jos organisaation kaikki jäsenet ovat tietoisia ja sitoutuneet yhteisiin tavoitteisiin.
Sami Paju on sitä mieltä, että joustavat organisaatiot ovat itse asiassa parhaimmillaan ollessaan ”kaaoksen reunalla”. Tästä positiosta voivat helposti reagoida toimintaympäristön muutoksiin ja tarttua mielenkiintoisiin uusiin haasteisiin (Martela ja Jarenko 2017, s. 45). Frederic Laloux kuvailee kirjassaan sellaisia arjen käytänteitä, jotka voisivat olla tyypillisiä jaettuun johtajuuteen perustuvassa organisaatiossa. Ohessa on yhdistystoimintaan soveltaen lainattu näitä hänen ajatuksiaa (ks. Laloux 2014, 329).
Itseohjautuvuuteen perustuvan yhdistyksen toimitilat voivat olla epämuodolliset ja mahdollisesti itse sisustetut. Tiloissa ei ole esillä merkkejä kenenkään toimintaan osallistuvan henkilön muita korkeammasta asemasta.
Kokoontumiskäytännöillä varmistetaan, ettei kenenkään ego pääse dominoimaan ja estämään muiden ihmisten mahdollisuutta saada ääntään kuuluviin. Jokaista kannustetaan oman mielipiteen julki tuomiseen.
Päätöksenteon käytäntöjä kuvaa täydellinen hajauttaminen ja se perustuu neuvottelumenettelyyn (advice process). Siinä kenellä tahansa on oikeus tehdä mikä tahansa päätös, kunhan hän tiedottaa siitä ihmisille, joiden toimintaan päätöksellä on vaikutuksia sekä sellaisia henkilöitä, joilla erityisosaamista ao. asiassa. Toinen mahdollinen käytäntö päätöksenteolle on ns. holokraattinen päätöksenteon malli, jossa päätöksenteko-oikeus annetaan itseohjautuville tiimeille.
Ristiriitojen ratkaiseminen voi perustua käytäntöön, jossa ihmiset kutsutaan säännöllisesti koolle tapaamisiin, joissa ristiriidat voidaan tuoda päivänvaloon. Voidaan myös sopia erilaisista ristiriitojen ratkaisemisen malleista, joita sovelletaan, kun ristiriitoja ilmaantuu. Yhteinen kouluttautuminen ongelmien ja ristiriitojen ratkaisemiseen on myös hyvä idea. Suositeltavaa on kulttuuri, jossa ristiriita rajataan vain niiden ihmisten väliseksi, joita ristiriita koskettaa. Välittäjän mukaan pyytäminen on mahdollista, mutta ulkopuolisia ei vedetä mukaan asian käsittelyyn.
Hyvän tiedonkulun käytännöillä varmistetaan, että kaikki oleellinen informaatio on käytettävissä reaaliaikaisesti jokaiselle yhdistyksen jäsenelle (mukaan lukien yhdistyksen taloustiedot). Täydellinen läpinäkyvyys antaa myös ulkopuolisille mahdollisuuden tehdä ehdotuksia siitä, miten yhdistys voi paremmin saada toteutettua omaa perustehtäväänsä.
Arvoista sopiminen perustuu käytäntöön, jossa selkokielelle käännetyt arvot on muunnettu selkeiksi säännöiksi siitä, millainen käyttäytyminen on tai ei ole hyväksyttävää. Tällaisilla säännöillä halutaan taata turvallinen ilmapiiri. Tärkeää on myös sopia käytännöistä, joilla varmistetaan jatkuva keskustelu niin arvoista kuin niistä johdetuista säännöistäkin.
Toiminnan reflektoinnille voidaan tehdä tilaa järjestämällä arviointitilaisuuksia suuremmilla tai pienemmillä kokoonpanoilla. Myös syvällisemmälle asioiden ääreen pysähtymiselle ja hiljentymiselle on tärkeää luoda tiloja (vrt. McGercow ja Bailey, Tilan luominen). Toimijoille ja tiimeille voidaan järjestää työnohjausta tai käyttöön voidaan ottaa erilaisia vertaisvalmennuksen käytäntöjä.
Ilmapiiristä huolehtimiselle on hyvä luoda omat käytäntönsä. Koska jaettuun johtamiseen perustuvassa toiminnassa kaikki ovat vastuussa ilmapiirin syntymisestä, voidaan yhdessä arvioida, millainen ilmapiiri tukee parhaiten yhdistyksen perustehtävän toteutumista.
Yhdistyksen yhtenäisyydestä ja samalla muuntautumiskyvystä huolehtimista voidaan edistää tarinnankerronnan perinnettä ylläpitämällä. Oman tarinan kertomisella voidaan vahvistaa yhdistyksen identiteettiä ja eheyttä. Yhteisen tarinan on aika ajoin muututtava, jotta se kykenee vastaamaan muuttuvan maailman haasteisiin. Laloux käyttää tämän toimintamuodon yhteydessä englanninkielistä termiä community building. Suomessa käytetään joskus yhteisönmuodostuksen käsitettä kuvaamaan samaa asiaa. Siinä on kysymys toiminnasta, jossa ihmiset yhdessä tahtomalla ja toimimalla rakentavat yhteisönsä palvelemaan yhteisön olemassaolon tarkoitusta. Elävää organismia muistuttavan organisaation on jatkuvasti huolehdittava elinkelpoisuudestaan ja kyvystään sopeutua toimintaympäristön asettamiin haasteisiin. Yhdistyksessä tähän tarvitaan jokaisen toimijan osaamista, näkemyksiä ja toimintatarmoa.