Puheenjohtajan suuret saappaat

Pilotti toteutettiin Vahannan Nuorisoseurassa ja sen vetäjänä toimi Päivi Svärd.

Kun yhdistyksessä on satoja jäseniä ja useita toimintamuotoja, on haasteena toiminnan organisoiminen niin, että toimintakokonaisuus pysyy eheänä ja toiminnan jatkuvuudelle luodaan hyvät edellytykset. Jos tieto eri toimintamuotojen hoitamisen käytännöistä on yksittäisten henkilöiden hallussa, puheenjohtajan yleisvastuu toiminnan eteenpäin viemisessä on iso ja rajoiltaan selkiytymätön 'pesti'. Erityisen haastava tilanne tällaisessa yhdistyksessä on aina kun pitkään toimineelle puheenjohtajalle on löydettävä seuraaja.

Vahannan Nuorisoseuran pilotissa hyödynnettiin kehittämistyössä Aini-Kristiina Jäppisen kymmentä avainta. Tavoitteena oli muuttaa organisaation kulttuuria entistäkin yhteisöllisemmäksi ja samalla jakaa tietoa ja vastuuta toiminnan ylläpitämisestä ja kehittämisestä useammalle henkilölle.

Toimijoille tehtiin kysely, jossa kartoitettiin jäsenistön kokemusta siitä, kuinka hyvin asiat yhdistyksessä ovat kunkin kymmenen avaimen osalta. Vastauksista nousi esiin, että eri toimijoilla on hyvinkin erilainen käsitys siitä, miten asiat yhdistyksessä toimivat. Pilottitapaamisissa lähdettiin yhtenäistämään yhdistyksen johtokunnan käsitystä yhdistyksen tilanteesta, koska yhteinen näkemys nykytilasta luo edellytykset päämäärätietoiselle kehittämistyölle.

Erityiseksi tavoitteeksi otettiin sellaisten konkreettisten käytäntöjen löytäminen, joilla hiljaista tietoa tehdään näkyväksi ja tallennetaan sellaiseen muotoon ja paikkaan, josta se on kaikkien saatavissa milloin hyvänsä. Näin halutaan taata oleellisen tiedon siirtyminen uusille luottamustehtävissä aloittaville henkilöille. Käytännössä tämä tarkoitti tärkeiden dokumenttien tallentamista pilveen sekä yhteiskirjoittamisen hyödyntämistä kokouksiin valmistautuessa. Seurantalon tilojen varaamiseen avattiin sähköinen kalenteri. Osana pilottia seuran koko johtokunta koulutettiin käyttämään edellä mainittuja välineitä.