Ohjeita järjestöopintokerholle

Tämän opintopiirin aiheiden käsittelyä varten kannattaa kirjautua Opintokeskus Kansalaisfoorumin opintokerhoksi. Tällöin kerholla on mahdollista saada rahallista avustusta opiskelusta aiheutuneiden kustannusten kattamiseksi.

Opintokerhotoiminnan ohjeet ja kaikki tarvittavat lomakkeet löytyvät Kansalaisfoorumin nettisivulta.

Yhdistyksen toiminnan vuosikello

Yhdistyksen toiminnan vuosikello on yhdistyksen järjestökerhojen oppimissuunnitelma, joka auttaa kerhoa käyttämään aiheeseen liittyviä materiaaleja oikea-aikaisesti niin että niistä saa toiminnassa parhaan hyödyn.

Wikiopiston materiaalia kerho voi käyttää haluamallaan tavalla, mutta seuraavassa on ehdotus esim. siitä milloin mitäkin aihetta käsittelemällä saa myös konkreettisen hyödyn seuran toimintaa ajatellen.

Aiheet on sijoiteltu vuodenaikojen mukaan siten, että kukin aihe olisi ajankohtainen esitettynä aikana (esim. toiminnan ja talouden suunnittelu syys-lokakuulla, jolloin oikeasti seurassa suunnitelmia tehdään).

Osa aiheista on laajempia, joten niiden käsittelyyn kerho voi käyttää aikaa useamman istunnon verran, kun taas osan aiheista käsittelyyn voi riittää yksikin istunto.

Yleistä on että järjestöopintokerhona toimii seuran johtokunta, joka kokoontuessaan pitää myös johtokunnan kokouksen, eli käsittelee seurassa päätettäviä asioita. Usein johtokunnan kokoukset myös venyvät pitkiksi, joten lisäelementin (opintojen) lisääminen kokouksen yhteyteen tuntuu ahdistavalta. Siksi kannattaisi keskittää voimia ja aikaa myös johtokunnan toiminnan suunnittelulle ja kokoontumisten sisältöjen suunnittelulle. Osa kokoontumisajasta käytetään kokousasioiden käsittelyyn ja osa opiskeluun.

Tehdäksemme opiskelusta mieluisan kokemuksen kaikille, ehdotammekin, että opiskeluaiheisiin tutustutaan ennakkoon ja vetovastuuta jaetaan kaikkien ryhmäläisten kesken. Tällöin asioiden käsittely ei käy kenellekään raskaaksi ja itse kunkin osallistumisvireys säilyy pitkin toimintavuotta.

Kansalaisfoorumin nettisivuilta löytyy yhteistoiminnallisia (yot-) menetelmiä yhdistyksen kokoustoimintaan.

Tammi-helmikuu:

1. Oman taustayhteisön (seuran/yhdistyksen) olemassaolon tarkoitus

Tämän aiheen käsittelyllä on hyvä aloittaa ryhmän jäsenten osaamisen kehittäminen.
Aiheen käsittelyn tavoitteena on oppia ymmärtämään miksi seura/yhdistys on olemassa ja mihin tuo olemassaolo pohjaa. Tutustutaan seuran/yhdistyksen sääntöihin, historiaan ja yhdistyslakiin. Käydään näistä keskustelu sovitun alustajan puheenvuoron pohjalta. Mitä asioita em. materiaaleista voidaan nostaa esille.
Suoritetaan annetut tehtävät.
Saavutettava tulos: Seuralle/yhteisölle syntyy toiminta-ajatus, ryhmän jäsenille syntyy ymmärrys toiminta-ajatuksen sanomasta niin, että kukin pystyy ilmaisemaan sen ymmärrettävästi parilla lauseella esim.seuran toiminnan markkinointitilanteessa.

2. Tiedottaminen

Tiedottamisella tarkoitetaan tiedon välittämistä toiselle osapuolelle. Yhdistyksen sisäinen tiedottaminen on tiedonvaihtoa yhdistyksen sisällä sekä yhteydenpitoa jäseniin. Ulkoinen tiedottaminen kohdistuu esim. toimittajiin ja sitä kautta tiedotusvälineisiin.
Suoritetaan annetut tehtävät
Tulos: Kerhon taustayhteisöllä on laadittu tiedotussuunnitelma ja nimetty tiedotusvastaava(t).

3. Toiminnan arviointi

Yksi yhdistystoiminnan kehittämisen tärkeä työkalu on toiminnan arviointi. Parhaimmillaan se toimii silloin kun yhteisö voi arvioida toimintaa ennen sen toteutumista – tällöin asetetaan toiminnalle tavoitteet – määritellään keinot ja resurssit tavoitteen saavuttamiseksi ja aikataulutetaan toiminta. Jälkikäteisarvioinnilla ja palautteen keräämisellä voidaan kehittää tulevaan toimintaa.
Suoritetaan annetut tehtävät
Tulos: Yhteisö ottaa käyttöönsä arvioinnin toiminnan kehittämistyökaluksi.

Maalis-huhtikuu

4. Tapahtumatoiminta

Seurat/yhdistykset järjestävät paljon tapahtumia. Eri tapahtumien järjestämisellä on erilaiset tarpeet esim. yhteisön talouden vahvistaminen, toiminnallinen tarve, olemassa olevan ongelman poistaminen, jäsenmäärän lisääminen, hyväntekeväisyys jne.
”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” sanonta pätee myös tapahtuman järjestämiseen. Tutustuminen tapahtuman järjestämisen oppeihin auttaa toteuttamaan laadukkaita tapahtumia.
Suoritetaan annetut tehtävät:
Tulos: tämän jakson oppi on se, että tapahtuman järjestäminen ei ole yhden tai kahden päivän eikä yhden tai kahden ihmisen juttu, vaan se kannattaa aikatauluttaa ja suunnitella pitkällä aikavälillä sekä resursoida niin että tapahtuma kannattaa järjestää.

Touko-kesäkuu

Tapahtumiin valmistautumista ja niiden toteuttamista

Heinä-elokuu

5. Toimitilat

Yhdistys tarvitsee paikan pystyäkseen toimimaan. Onko tuo toimitila sitten yhdistyksen oma vai onko se vuokrattu tai muuten saatu käyttöön ulkopuoliselta taholta?
Toimitilan ylläpito vaatii erilaisia hoito- ja huoltotoimenpiteitä niin toiminnallisesti kuin taloudellisestikin. Mitä ne ovat Sinun yhteisösi kohdalla?
Suoritetaan annetut tehtävät
Tulos: Yhteisöllä on toimiva paikka, sen käyttö on jakaantunut tasapuolisesti eri jäsentoimijaryhmien kesken ja yhteisöllä on toimitilavastaava.

6. Koulutus ja opiskelu

Yhdistyksen toiminnassa on mahdollisuus oppia erilaisia tietoja ja taitoja, valmiuksia, joita yksilö voi käyttää elämän eri tilanteissa kuten esim. opiskelussa ja työelämässä hyödykseen.
Oppiminen yhdistystoiminnassa on järjestöllistä sivistystyötä, vapaata sivistystyötä, jonka muotoja ovat opintokerho- ja lyhytkurssitoiminta.
Yhdistyksen toimintaryhmät voivat toimia opintokeskuksen tukemina opintokerhoina ja opintoja voidaan tukea aiheeseen liittyvillä lyhytkursseilla. Toinen vaihtoehto on että yhdistyksen jäsenet osallistuvat muiden tahojen järjestämiin koulutustilaisuuksiin.
Näiden lisäksi opintokeskus järjestää tarvittavia ohjaajakoulutustilaisuuksia. Opintokeskus tukee yhdistysten opintokerho- ja kurssitoimintaa niin taloudellisesti kuin toiminnallisestikin.
Suoritetaan annetut tehtävät
Tulos: Yhdistyksen kaikki mahdolliset toimintaryhmät toimivat opintokerhoina ja yhdistys järjestää tarpeellisia koulutustilaisuuksia opintokeskuskursseina. Yhdistyksen opintokerhot ja kurssit toimivat opintokeskuksen säännösten ja vapaan sivistystyönlain mukaisina oppimis- ja koulutustilaisuuksina, eikä niihin saada lain tarkoittamaa valtionapua muuta kautta.

Syys-lokakuu

7. Toiminta

Yhdistyksen toimintaa suunnitellaan yhdessä jäsenistön kanssa, jäsenistön tarpeista lähtien yhdistyksen taloudellisen tilan parantamistarpeesta, toimintaympäristössä olevan epäkohdan poistamistarpeesta. Tärkeää on, että mahdollisimman moni yhdistyksen jäsen osallistuu toimintasuunnitelman valmisteluun, sillä itse kukin toteuttaa mieluummin omia kuin toisten suunnitelmia.
Mikäli toiminta-ajatuksen laatiminen on kesken, jatketaan sitä.
Suoritetaan annetut tehtävät.
Tulos: Yhdistyksellä on toimintasuunnitelma, jonka toteuttamisessa jäsenistö on aktiivisesti mukana. Toimijat tietävät miksi yhdistystä tarvitaan.

8. Talous

Talouden motto: kun toiminta on kunnossa on talouskin kunnossa. Yhdistyksen toimivaan taloudenpitoon tarvitaan hyvää suunnittelua, aktiivista varainhankintaa ja avustusten hakemista, sopivia ja luotettavia yhteistyökumppaneita jossain määrin myös verotusta koskevaa tietoa sekä taloushallintoon liittyvää osaamista. Ja vaikka monissa yhdistyksissä on osaavat taloudenhoitajat, on tärkeää myös että talouspäätöksiä tekevät toimijat ymmärtävät yhdistyksen talouteen liittyviä kiemuroita.
Suoritetaan annetut tehtävät.
Tulos: tämä jakso antaa vinkkejä ja linkkejä yhdistyksen hallintoon. Ryhmän jäsenet saavat laajan kokonaiskuvat oman yhdistyksen talousasioista ja niiden hoidosta.

Marras-joulukuu

9. Johtaminen, miten yhteisöä hallinnoidaan?

Yhdistyksen avaintoimijat vaihtuvat yleensä yhdistyksen syyskokouksessa (loka-marraskuu) ja uusi toimikausi alkaa yleensä uuden vuoden vaihteessa. Siksi tulevaan tehtävään on hyvä tutustua ja orientoitua jo ennen vuoden vaihdetta. Jos esim. yhdistyksen johtokuntaan tulee monia uusia jäseniä, on perehtyminen hyvä aloittaa vaikkapa orientoivalla johtokunnan koulutuksella (tarvittaessa ole yhteydessä Skaf opintokeskuksen aluetoimistoon). Uusien perehdyttäminen onnistuu käymällä läpi Yhdistyksen Vuosikello –materiaalin.
Suoritetaan annetut tehtävät
Tulos: Tämän jakson päätteeksi yhdistyksellä on nimetyt toimintaa toteuttavat työryhmät ja niiden vastuuhenkilöt. Vastuita on jaettu ja resursoitu.

10. Yhteistyö ja yhteydet

Kun yhdistyksen toiminta pyörimään ja toimijat ovat motivoituneet, voidaan vähitellen alkaa miettiä verkostoitumista erilaisten tahojen kanssa. Verkostoitumisella haetaan samanhenkisiä yhteistyökumppaneita, joiden kanssa voidaan toteuttaa toimintaa yhdessä ja näin yhdistää yhteisiä toiminnan kiinnostuksen kohteita ja voimavaroja. Tavoitteena on kuitenkin se, että molemmat osapuolet hyötyvät toteutettavasta yhteistyöstä.
Suoritetaan annetut tehtävät

'Tulos: on verkostoitu eri toimijoiden kanssa sekä löydetty kiinnostav(i)a yhteistyökumppani (-neita) sekä omaa yhdistystä (ja myös toista osapuolta) hyödyntäviä toimintoja, joita voidaan lähteä toteuttamaan.

11. Tämän oppimisen arviointi

Tämän jakson tarkoituksena on arvioida ryhmän oppimista.
Vastataan tehtävissä oleviin kysymyksiin ja annetaan palautetta opintokeskukseen opintokerhon tilityksen yhteydessä.
Tulos: yhdistyksen toimintaa on tarpeen vielä kehittää…